Institutssekretär*in

Wirtschaftsuniversität Wien Teilzeit Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Publizierung bis: 19.10.2022
Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen und haben Freude daran, Kommunikations- und Administrationsaufgaben zu erledigen? Bei uns können Sie Ihr volles organisatorisches Talent entfalten. In einer der größten Wirtschaftsuniversitäten Europas, an der Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

Department für Wirtschaftsinformatik und Operations Management
Teilzeit, 15 Stunden/Woche
Ab 01.11.2022, ersatzmäßig befristet für die Dauer einer mutterschaftsbedingten Abwesenheit

Was Sie erwartet

• Institutsleitung unterstützen: Sie halten die Dinge am Laufen und übernehmen allgemeine Sekretariatsagenden und fungieren als Schnittstelle zu anderen WU Verwaltungseinheiten
• Studienbetrieb koordinieren: Sie melden Lehrveranstaltungen ein und organisieren Raumbuchungen sowie allgemeine Informationsaussendungen an Studierende
• Studierende betreuen: Per Mail oder Telefon sind Sie erste Ansprechperson für Studierende und unterstützen auch das Frontoffice des Departments
• Kommunikation fördern: Sie unterstützen die interne Kommunikation unter allen Institutsmitgliedern sowie mit anderen Einheiten der WU; durch Wartung der Webseiten unterstützen Sie die Öffentlichkeitsarbeit der Institute
• Termine und Events koordinieren: Sie organisieren Studierendenevents im Rahmen von Lehrveranstaltungen sowie interne Feierlichkeiten und helfen Veranstaltungen mit Kooperationspartner*innen zu planen
• Verwaltung des Institutsbudgets: Sie sind mit der Beschaffung von Literatur, Büromaterial sowie IT-Sachmitteln betraut und bereiten Reisekosten- bzw. Projektabrechnungen auf
• Administrative Unterstützung im Recruitingprozess: Sie bearbeiten Formulare für wissenschaftliche Ausschreibungen, bereiten die Bewerbungsunterlagen auf (Decision Matrix) und koordinieren Termine mit Bewerber*innen

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Ausbildung: Sie verfügen im Idealfall über einen Maturaabschluss oder eine Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt; WU Studierende auf der Suche nach einem Nebenjob sind sehr willkommen.
• Einschlägige Berufserfahrung wünschenswert: Sekretariatserfahrung – idealerweise im universitären Umfeld. Sie bringen organisatorisches Talent und Genauigkeit mit. Unser Team ergänzen: Sie fügen sich kollegial sowohl ins Sekretariats- als auch Institutsteam ein.
• IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und haben Interesse für Website-Aktualisierungen Typo-3 zu lernen
• Selbständig und teamfähig: Sie sind eigeninitiativ, erkennen, wo man anpacken muss und haben gleichzeitig Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Charakteren
• Sprach- und Kommunikationskompetenz: Sie kommunizieren effektiv und bringen sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit

Zur Vervollständigung ihrer Bewerbungsunterlagen legen Sie bitte ein selbstverfasstes Motivationsschreiben für diese Stelle bei.

Was wir Ihnen bieten

• Top-Wirtschaftsuniversität mit renommierten Expert*innen und anregender Themen-Vielfalt, dreifach akkreditiert
• Ausgezeichnete Infrastruktur, technisch und räumlich und durch zahlreiche WU Serviceeinrichtungen
• Vielfalt und Wertschätzung in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Umfeld
• Flexibilität und persönlicher Freiraum durch flexible Arbeitszeiten
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden im gut erreichbaren und architektonisch einzigartigen Campus mitten in Wien
• Großzügige Unterstützung bei Weiterbildung
• Sinnstiftende Arbeit, in einem angenehmen Arbeitsklima

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 846,56 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 19.10.2022 (Kennzahl: 1549).
Wir freuen uns auf Sie!

Unser Ziel ist es den Studierenden und Mitarbeitenden einen sicheren Präsenzbetrieb an der WU zu ermöglichen. Daher ist der Nachweis über eine vollständige Covid-19-Impfung Voraussetzung für eine Anstellung. Ausnahmen gelten, wenn eine Impfung aus medizinischen Gründen nicht möglich ist, was durch eine fachärztliche Bestätigung zu belegen ist, oder wenn kürzlich eine Genesung erfolgt ist und ein entsprechender Nachweis (Genesungszertifikat, Absonderungsbescheid, ärztliche Bestätigung) vorliegt und die Bereitschaft geäußert wird, eine allenfalls noch fehlende Impfung innerhalb der von der NIG empfohlenen Frist nachzuholen. Personen, die mit nicht von der Europäischen Arzneimittelagentur (EMA) autorisierten Vakzinen geimpft sind, erbringen den Impfnachweis durch einen Nachweis über neutralisierende Antikörper, der nicht älter als 90 Tage ist. In allen anderen Fällen ist die Aufnahme an der WU nur möglich, wenn im Bewerbungsverfahren die Bereitschaft geäußert wird, die Impfung gegen Covid-19 schnellstmöglich nachzuholen. Bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrages ist eine entsprechende schriftliche Erklärung zu unterfertigen.

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