Institutssekretär:in (m/w/d)

Die Vetmeduni arbeitet in der Lehre, in der Forschung und in ihren Dienstleistungsangeboten an der Sicherstellung der Tiergesundheit in Österreich. Wir verstehen diese Aufgabe als Beitrag zur Gesunderhaltung des Menschen und seiner tierischen Begleiter sowie zur Produktion gesunder Nahrungsmittel. Zur Erfüllung dieser Aufgabe sucht

unser Institut für Parasitologie eine/einen

Institutssekretär:in (m/w/d)

Einstufung: IIb
Beschäftigungsausmaß: 40 Wochenstunden
Dauer des Dienstverhältnisses: unbefristet
Bewerbungsfrist NEU: 21.12.2022
Kennzahl: 2022/1008

Aufgaben

• Terminplanung für die Leitung, Terminkoordination
• Verwaltung interner und externer Korrespondenz
• Eingabe von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen in SAP und Kontrolle des Institutsetats und Bearbeitung sämtlicher Rechnungen und Weiterleitung an die Finanzabteilung/Verwaltung über Work-Flow oder Interne Leistungsverrechnung
• Bestellungen über die Bundesbeschaffungsgesellschaft (Büromaterial u.a.)
• Organisation und Buchung von Abhalteterminen (Hörsäle, sonst. Räume) in Absprache mit den Dozent:innen
• Eintragung von Noten aus den von den Dozent:innen vorbereiteten Listen in das elektronische Verwaltungssystem der Studienabteilung (VetmedOnline)
• Führen von Datenlisten und Datenblättern zu Mitarbeiter:innen, Dissertant:innen und Diplomand:innen, Schlüsselverwaltung
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Eingaben in VetDoc nach Vorgaben durch die wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen
• Vertretung anderer Sekretariate im Bedarfsfall

Erforderliche Ausbildung, Qualifikationen und Kenntnisse

• Abgeschlossene Ausbildung (z.B. Lehre, HASCH)
• Erworbene kaufmännische Kenntnisse
• Sehr gute Deutschkenntnisse mit kompetenter Sprachverwendung (C1) in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse mit selbständiger Sprachverwendung (B2) in Wort und Schrift
• Selbständiges Arbeiten mit Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Grundkenntnisse in Buchhaltung
• Erfahrungen in der Kommunikation mit Kund:innen

Weitere erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen

• Kenntnis und formal passende Anwendung verschiedener Kommunikationsformen (persönliches Gespräch, Telefonat, Email, postalisch)
• Kenntnisse in SAP
• Teamfähigkeit

Was wir bieten

• Top-Universität: Die Vetmeduni ist eine der führenden veterinärmedizinischen akademischen Bildungs- und Forschungsstätten Europas
• Stabiler Arbeitgeber
• Attraktiver Campus
• Persönliche und berufliche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Präventive und medizinische Gesundheitsförderung
• Diversitäts- und familienfreundliche Universitätskultur
• Kinderbetreuungs- und Ferienbetreuungsangebote
• Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen
• Mitarbeiter:innenevents

Mindestentgelt

Das kollektivvertragliche Mindestentgelt für Arbeitnehmer:innen an Universitäten gemäß der oben angegebenen Einstufung beträgt EUR 2.082,80 brutto monatlich. Durch anrechenbare Vordienstzeiten und sonstige Bezugs- und Entlohnungsbestandteile kann sich dieses Mindestentgelt erhöhen.

Bewerbung

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit der Kennzahl 2022/1008 welche Sie bevorzugt per E-Mail an bewerbungen@vetmeduni.ac.at bzw. per Post an die Personalabteilung der Veterinärmedizinischen Universität Wien, Veterinärplatz 1, 1210 Wien übermitteln. Bitte führen Sie die Kennzahl unbedingt an, da wir Ihre Bewerbung sonst nicht korrekt zuordnen können.

Die Vetmeduni strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungsfunktionen sowie ein ausgewogenes Zahlenverhältnis zwischen den an der Universität tätigen Frauen und Männern gemäß § 41 Universitätsgesetz 2002 insbesondere beim wissenschaftlichen Personal an und fordert deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Unterrepräsentation von Frauen (weniger als 50%) werden Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber, vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Die Bewerbungen sind gebührenfrei. Die Bewerber:innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Die Vetmeduni ist stolze Trägerin des Zertifikats „hochschuleundfamilie“, daher freuen wir uns über Bewerbungen von Personen mit Familienkompetenz. Ebenso sind uns Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen willkommen.

Kontakt für weiterführende Informationen

Univ. Prof. Dr. Anja Joachim
+43 1 25077–2200
Anja.Joachim@vetmeduni.ac.at
www.vetmeduni.ac.at/parasitologie

Veterinärmedizinische Universität Wien | Veterinärplatz 1 | 1210 Wien, Österreich